Cloud Backup für Microsoft 365 - Warum Sie sich nicht auf die Datensicherung von Microsoft verlassen sollten

Cloud-Dienste sind mittlerweile in vielen Unternehmen jeglicher Größe weit verbreitet und überzeugen nicht nur mit Flexibilität und Effizienz in Bezug auf Geschäftsprozesse, sondern auch mit Bequemlichkeit und Kostenreduktion. Neben Verantwortung der Backend-Wartung und Weiterentwicklung durch den Anbieter, können auch Teile kritischer Systeme und Infrastruktur auf Software-as-a-Service (SaaS) ausgelagert werden und Kosten im Vergleich zum Kauf von Hardware vor Ort senken.

In Bezug auf Cloud-Dienste ist Microsoft einer der größten Akteure weltweit. Immer mehr Unternehmen nutzen die cloudbasierten Tools von Microsoft 365 (früher Office 365) für eine nahtlose Integration von E-Mails, Produktivitätstools, Teamarbeit und Datenmanagement.

Dabei speichern Unternehmen oft geschäftsrelevante Daten und wichtige Dokumente in der Microsoft-Cloud – von E-Mails über Vertragsunterlagen bis hin zu sensiblen Kundendaten. Doch was passiert, wenn kritische Daten verloren gehen? Oft wird angenommen, dass Microsoft selbst für umfassende Datensicherung sorgt – ein fataler Irrtum. Studien zeigen, dass 53% der befragten Unternehmen von verlorenen oder beschädigten Daten in cloudbasierten SaaS-Lösungen betroffen waren. Die Datenpannen - und damit verbundene Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs oder Wiederherstellungskosten - kommen Unternehmen teuer zu stehen. Laut IBM liegen die globalen Durchschnittskosten eines Datenverlustes im vergangenen Jahr bei 4,88 Millionen US-Dollar.

In diesem Artikel erklären wir, warum ein zusätzliches Cloud Backup für Microsoft 365 unerlässlich ist, welche Herausforderungen dabei auftreten und welche Lösungen wir Ihnen empfehlen würden.

Microsoft bietet mit Microsoft 365 grundlegende Widerherstellungsoptionen und Aufbewahrungsrichtlinien an, welche jedoch nur auf spezifische Szenarien wie versehentliches Löschen oder Systemausfälle begrenzt sind. Ein umfassender Schutz vor menschlichen Fehlern, bösartigen Angriffen oder rechtliche Anforderungen sind damit nicht abgedeckt.

Laut dem Shared-Responsibility-Model von Microsoft liegt die Verantwortung für die Sicherung der Daten beim Kunden – also bei Ihnen im Unternehmen selbst. Hier sind fünf Gründe, warum Ihr Unternehmen ein zusätzliches Cloud Backup für Microsoft 365 einrichten sollten:

Unabsichtliches Löschen von Daten

Fehler passieren – ein Mitarbeitender löscht versehentlich einen Order mit wichtigen Dokumenten. Oft passiert solch ein Fehler aus Unwissenheit, etwa weil nicht klar ist, dass der Ordner auch von anderen genutzt wird oder Unterordner enthält. Manchmal passiert es auch völlig unbemerkt und ein Ordner wird durch einen versehentlichen Klick gelöscht. Auch E-Mails werden häufig als unwichtig eingestuft und gelöscht, nur um später zu bemerkten, dass sie kritische Informationen enthielten. In der Business Standard Edition von Microsoft 365 wird der Papierkorb standardmäßig nach 14 Tage geleert, wobei der Zeitraum auf 30 Tage verlängert werden kann. Bleibt das versehentliche Löschen in diesem Zeitraum unbemerkt, können gelöschte Daten unwiderruflich verloren gehen. Ein zusätzliches und regelmäßiges Backup schützt Unternehmen vor unwissentlichen Datenverlust.

Begrenzte Aufbewahrung

Nehmen wir das Beispiel E-Mail Daten: Microsoft bewahrt die E-Mail-Daten so lange auf, wie der User eine aktive Lizenz hat. Sind wir ehrlich, verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen möchte niemand die Lizenz weiter bezahlen nur um eventuelle Informationen und Daten nicht zu verlieren. Ohne Backup kann es so dazu kommen, dass Unternehmen den Zugriff auf wichtige Informationen verlieren. Natürlich können Postfächer auch vor dem Ausscheiden des Mitarbeitenden freigegeben bzw. übertragen werden. Allerdings kann es hier zu Komplikationen kommen, da der Prozess auf eine rechtzeitige Information über das Ausscheiden angewiesen und fehleranfällig ist. Warum also ein Risiko eingehen?

Interne Bedrohungen

Leider haben nicht immer alle Mitarbeitenden gute Absichten. Manchmal können Situationen wie Konflikte mit Vorgesetzten oder Kündigungen Mitarbeitende dazu bewegen absichtlich kritische Daten zu löschen. Wenn dies Unbemerkt bleibt und die Aufbewahrungsfrist (14 oder 30 Tage) verstreicht, sind die Daten dauerhaft verloren. Ein zweites Backup-System minimiert das Risiko solcher Sabotageakte und schützt die Datenintegrität.

Externe Angriffe

Cyberangriffe durch Dritte sind eine weitere Gefahr, den Zugriff auf Daten und Dokumente zu verlieren. Schwache Passwörter bzw. nachlässiger Umgang mit diesen können Angreifern Zugang zu Microsoft 365-Konten verschaffen. Durch Phishing, Ransomware oder andere Techniken versuchen Cyberkriminelle, Daten zu stehlen oder zu manipulieren. Ein zuverlässiges Backup schützt Ihre Datenverfügbarkeit auch in solchen Fällen.

Rechtliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen

Viele Branchen unterliegen strengen Vorschriften zur Datenaufbewahrung. Beispielsweise müssen Unternehmen im Gesundheitswesen bestimmte Daten über Jahre hinweg sicher aufbewahren. Ohne ein ergänzendes Backup-System riskieren Unternehmen gegen solche Vorschriften zu verstoßen und sich rechtlichen Konsequenzen auszusetzen. Auch rechtliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung erfordern ein dezidiertes Speichern von Daten bzw. E-Mails. Welche gesetzlichen Vorgaben hier greifen, ob Sie davon betroffen sind und wie Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten können Sie hier weiterlesen.

Ein dediziertes Cloud Backup schützt Sie vor unvorhergesehenen Problemen und hilft bei der Einhaltung verschiedenster Vorgaben und Gesetze:

• Datensicherheit und Compliance: Mit einem dedizierten Backup stellen Sie die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben wie die DSGVO sicher.
• Schutz vor Datenverlust: Selbst bei Cyberangriffen, menschlichen Fehlern oder technischen Problemen bleiben Ihre Daten zugänglich und sicher.

• Granulare Wiederherstellung: Einzelne Dateien, Ordner oder sogar spezifische E-Mails können gezielt wiederhergestellt werden.
• Abdeckung zentraler Cloud-Services: Das zusätzliche Cloud Backup sichert Daten aus all Ihren Cloud-Services wie SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange und weitere Dienste.

Damit Sie die Vorteile eines Cloud Backups voll ausschöpfen können, sollten Sie sichergehen, dass bestimmte Anforderungen erfüllt sind. Neben grundlegenden Funktionen wie automatisierten Sicherungen sind Aspekte wie Skalierbarkeit, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Diese Anforderungen sind nicht nur technisch, sondern auch strategisch wichtig, da sie Unterhemen dabei helfen, Risiken zu minimieren und langfristig erfolgreich zu sein.

Wichtige Funktionen und Features

Ein effektives Cloud Backup sollte folgende Funktionen bieten:

• Automatisierte Backups: Regelmäßige Sicherung ohne manuellen Aufwand.
• Granulare Wiederherstellung: Flexible Wiederherstellung einzelner Dateien oder ganzer Systeme.
• Langfristige Aufbewahrung: Datenarchivierung, die gesetzliche und geschäftliche Anforderungen erfüllt.
• Schnelle Wiederherstellung: Minimierung von Ausfallzeiten im Ernstfall.

Skalierbarkeit und Anpassung

Da durch Unternehmenswachstum und dynamischen Veränderungen sich Ihre Anforderungen verändern, sollten Cloud Backup-Lösungen skalierbar sein. Die Lösungen sollten sich an unterschiedliche Nutzerzahlen und Datenvolumina anpassen lassen, ohne an Funktionalität oder Sicherheit einzubüßen. Das ist besonders wichtig, um sowohl Kosten als auch den administrativen Aufwand zu minimieren und auch bei Veränderungen ein verlässliches Backup sicherzustellen.

Sicherheits- und Compliance-Aspekte

Eine hohe Datensicherheit ist entscheidend. Verschlüsselungstechnologien und Zugangskontrollen schützen sensible Informationen. Zudem müssen gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO eingehalten werden, was durch ein professionelles Cloud Backup gewährleistet wird. Neben Compliance-Vorgaben können auch branchenspezifische Anforderungen wie die Langzeitaufbewahrung in der Gesundheits- oder Finanzbranche eine Rolle spielen.

Die Implementierung eines Cloud Backups erfordert eine sorgfältige Planung und strategische Entscheidungen. Von der Auswahl der richtigen Lösungen bis zur kontinuierlichen Überwachung gibt es mehrere Schritte, die Unternehmen beachten sollten. Ein gut umgesetztes Backup-System minimiert nicht nur Risiken, sondern optimiert auch die Effizienz der IT-Abteilung.

Planung und Vorbereitung des Cloud Backups

Eine erfolgreiche Implementierung beginnt mit einer sorgfältigen Planung. Unternehmen sollten ihre Anforderungen analysieren und klare Backup-Ziele definieren. Dazu gehört die Identifikation kritischer Daten und die Festlegung der Aufbewahrungsdauer.

Integration und Schulung

Die Integration des Backups sollte in Zusammenarbeit mit dem Anbieter erfolgen. Eine Schulung der IT-Mitarbeiter und Endnutzer ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Funktionen effektiv nutzen können.

Überwachung und regelmäßige Updates

Eine kontinuierliche Überwachung der Backups ist unerlässlich. Regelmäßige Tests zur Wiederherstellung stellen sicher, dass die Daten im Ernstfall schnell verfügbar sind.